会社の飲み会の幹事は何をするのがベスト？みんなに喜ばれるコツについてご紹介！

「上司から次の飲み会の幹事を任命されたけど、何から始めればいいのか分からない…」新人だと誰もが通る道ですが、うまくできるか不安と感じている方も多いのではないでしょうか？

私も今まで若手の頃から長年に渡って飲み会の幹事を任されることが多かった(ただ単に飲み会が好きなだけと言うこともありますが…)のですが、そんな経験を、活かして今回は、初めて幹事を任された方でも安心して進められるように、決定から当日までの流れを時系列でわかりやすく解説していきます！

実際に私が苦労した経験や成功した体験談も交えつつ、みんなに喜ばれるコツをたっぷり紹介できればと思います。

① 幹事を任されたらまず最初にすること：日程を決める

まずは幹事を任されたら、最初にやるべきは「日程のすり合わせ」です。
会社の飲み会には、歓送迎会・忘年会・新年会・懇親会などさまざまな目的があります。基本的には目的が決まっている上で幹事を任されることが多いので、目的に沿ったお店選びもポイントになってきます。

とは言え大人数になる事が予想されるので忘年会であっても歓送迎会であってもお店の雰囲気などは特に気にしなくても良いでしょう。

まず確認しておきたいポイント

例えば、私が初めて幹事を任されたときは2年目になるタイミングでの新卒を迎える「新人歓迎会」でした。
上司に「いつ頃やるのが良いですか？」と軽く相談し、部署内でGoogleフォームを使って希望日を取りました。
この段階で「日程調整がスムーズな幹事」という印象を持ってもらえると、後々の協力も得やすくなります💡

② お店選びのコツ：上司も部下も満足する場所を見つけよう

次に重要なのがお店選びです。ここで失敗すると、どんなに盛り上がっても印象が下がってしまいます。
幹事初心者の方は、以下のポイントを意識して選びましょう。

お店選びのチェックリスト

実際、筆者が幹事を務めた際は、上司の好みをさりげなくリサーチしました。
「○○部長ってどんなお店好きですか？」と先輩に聞くと、「焼き鳥系が好きだよ」との情報をゲット！
その結果、駅近で雰囲気の良い個室焼き鳥店を予約し、大好評でした🍶

ただ、ここで注意したいのは今回の目的としては「新人歓迎会」です。そのため、上司に喜ばれるお店を選ぶことはもちろん大事ですが、歓迎される側の新人がしっかりと楽しめるようなお店にする事も大切です。

薄暗い静かな雰囲気のお店などは味があって良いですが、可能であれば簡単に座席の移動ができて、なるべく多くの人と交流が持てるようなお店を選ぶと良いでしょう。

③ 招集と案内メッセージの作成：伝える内容を明確に！

お店が決まったら、次は社内チャットやメールで正式な案内を送ります。
案内文の印象が良いと、「仕事ができる幹事だな」と信頼も得られます。

案内メッセージ例

件名：営業部 新人歓迎会のお知らせ🎉
お疲れ様です。幹事の◯◯です。
先日アンケートをとらせていただきました通り以下の通り、営業部の新人歓迎会のお店が確定しましたのでご連絡させていただきます。

日時：4月15日（金）19:00〜
場所：炭火焼鳥〇〇（渋谷駅徒歩3分）
会費：5,000円（飲み放題付き）※会社が負担してくれる場合は記載しない。

楽しい会にしたいと思っておりますので、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

と言うようなシンプルな内容で良いでしょう。

案内には「日時・場所・会費・目的」を明確に書くのがポイント。
また、社内連絡ツール（Slack・Teamsなど）では絵文字や改行をうまく使うことで、堅すぎず柔らかい印象にできます✨

④ 当日までの準備：スケジュールと役割分担を忘れずに！

飲み会当日をスムーズに迎えるためには、事前準備が命です！
特に、上司が参加する会では「進行の滞り」が一番のNG。下記のようにタスクを整理しておくと安心です。

当日までの準備リスト

筆者の場合、上座・下座の配置を間違えそうになった経験があります💦
そのため、座席表をあらかじめ紙に書いて持参するようにしています。これだけで混乱を防げます。

⑤ 当日の立ち振る舞い：幹事は裏方に徹するのがコツ

いよいよ当日！幹事の立ち振る舞いで、会の印象が大きく変わります。
基本は「目立たず、でも常に全体を見て動く」こと。以下のポイントを意識すると好印象です。

当日の動き方のコツ

• 終業後は速やかに会社を出て先にお店へ向かう。
• ある程度座席を見て誰がどこに座ってもらうか指示を出せるようにしておく。
• 全員が座席についてドリンクが来たら乾杯の挨拶。
• しばらく談笑してもらい、タイミングを見てお偉いさん(課長や部長)に新人さんを紹介してあげる。
• 最後写真撮影を忘れずに📸

以上がざっくりとしたスケジュール感となります。私は以前、上司が新人さんとあまり話せなかった経験があり反省しました。
それ以来、新人さんには◯◯部長のところに挨拶は行こう、と声をかけて挨拶回りをするようにしています。
この小さな気配りが「できる幹事」という印象につながります。

⑥ 締めと翌日のフォロー：最後まで気を抜かないのがデキる幹事！

会の締めも幹事の腕の見せ所です。
最後に締めの挨拶を誰にお願いするかは、事前に決めておくのがマナー。一般的には最上司または部長クラスが担当します。

終了後は、「ありがとうございました」メールやメッセージを送るのも忘れずに！

翌日のフォローメッセージ例

お疲れ様です。幹事の中村です。
昨日はお忙しい中ご参加いただきありがとうございました！
皆さんのご協力でとても楽しい会になりました。
また次回もぜひご一緒できれば嬉しいです😊

このフォローがあるだけで、参加者の印象がぐっと良くなります。
さらに写真を共有したり、経費精算を早めに行うことで、仕事面でも「信頼される幹事」になります。

まとめ：会社の飲み会幹事は「気配り」と「段取り」がすべて！

会社の飲み会幹事は、単なる雑務ではなく、チームの雰囲気をつくる大切な役割です。
最初は不安でも、目的を明確にし、事前準備と当日の気配りを徹底すれば必ずうまくいきます。

今回ご紹介したポイントをまとめると以下の通りです👇

最初は大変に感じても、やってみると「人をまとめる力」「信頼される力」が身につく最高のチャンスです🌸
ぜひこの記事を参考にして、あなたの飲み会を「参加して良かった！」と思われる素敵な場にしてくださいね🍻